Obecność w internecie jest kluczowa dla zapewnienia klientom dostępu do rzetelnych informacji o działalności kancelarii notarialnej. Jednak zawód notariusza, jako zawód zaufania publicznego, objęty jest szczególnymi zasadami etyki, które dotyczą również sfery online.
W odpowiedzi na potrzebę uregulowania tej kwestii, Krajowa Rada Notarialna już w 2016 roku podjęła Uchwałę Nr IX/38/2016, która precyzyjnie określa, co może, a czego nie może zawierać strona internetowa notariusza. Celem tych przepisów jest z jednej strony ułatwienie obywatelom dostępu do usług notarialnych, a z drugiej ochrona powagi i godności zawodu poprzez unikanie form o charakterze reklamowym.
Poniżej zamieszczamy pełną treść uchwały, która stanowi fundament dla każdej profesjonalnej i zgodnej z prawem witryny notarialnej. Po tekście uchwały znajdą Państwo nasz komentarz, w którym omawiamy najważniejsze postanowienia i wyjaśniamy, co oznaczają one w praktyce dla każdej kancelarii.
UCHWAŁA Nr IX/38/2016 Krajowej Rady Notarialnej z dnia 25 kwietnia 2016 r. w sprawie stron internetowych notariuszy oraz informacji udostępnianych w Internecie
Na podstawie § 6 ust. 2 Uchwały Nr 12 Krajowej Rady Notarialnej z dnia 29 listopada 1991 roku – Regulamin wewnętrznego urzędowania kancelarii notarialnej (tekst jedn. ustalony w Zarządzeniu Nr1/2008 Prezesa Krajowej Rady Notarialnej z dnia 15 lutego 2008 r. ze zm.) uchwala się, co następuje:
§1
- Stroną internetową notariusza, zwaną dalej stroną internetową, jest strona www, która:
- zawiera informacje dotyczące notariusza i jego kancelarii notarialnej oraz
- jest prowadzona przez tego notariusza lub osobę trzecią, której zlecił jej prowadzenie, zzastrzeżeniem ust. 3.
- Notariusz może prowadzić lub zlecić prowadzenie tylko jednej strony internetowej.
- Jeśli kilku notariuszy prowadzi jedną kancelarię notarialną, mogą oni prowadzić lub zlecićprowadzenie tylko jednej (wspólnej) strony internetowej. W takim przypadku niniejszą uchwałęstosuje się odpowiednio do każdego z notariuszy prowadzących taką kancelarię.
§2
- Strona internetowa powinna zawierać wyłącznie informacje potrzebne osobom zainteresowanymw dokonaniu na ich rzecz czynności notarialnej.
- Na stronie internetowej można zamieszczać jedynie następujące informacje dotyczące notariusza ikancelarii notarialnej:
- imię (imiona), nazwisko, tytuł i stopień naukowy notariusza,
- datę powołania na notariusza,
- informację o formie, w jakiej notariusze prowadzą kancelarię,
- informację o znajomości przez notariusza języków obcych wraz z kopiami dokumentów potwierdzających, jeśli są w posiadaniu notariusza oraz o możliwości uzyskania wkancelarii informacji w językach obcych,
- adres kancelarii wraz z informacją o jej usytuowaniu (budynek, klatka schodowa, piętro) iopisem, planem lub mapą dojazdu,
- informacje dodatkowe dotyczące lokalizacji i otoczenia kancelarii (winda, dostęp dla osób niepełnosprawnych, parking, najbliższe przystanki lub stacje komunikacji zbiorowej,najbliższe postoje taksówek) oraz fotografię budynku o parametrach nie większych niż 600 x 800 pikseli, przy rozdzielczości minimum 100 dpi,
- adres poczty elektronicznej kancelarii lub notariusza,
- numery telefonów i faksu lub faksów,
- numery rachunków bankowych kancelarii,
- godziny urzędowania kancelarii,
- wykaz czynności notarialnych zgodny z obowiązującymi przepisami wraz z podaniem maksymalnej stawki taksy notarialnej za daną czynność oraz pobieranymi przez notariuszapodatkami i opłatami sądowymi,
- linki do stron internetowych: organów administracji rządowej i samorządowej, sądów,Krajowej Rady Notarialnej, właściwej miejscowo rady izby notarialnej.
- godło Rzeczypospolitej Polskiej o parametrach nie większych niż 500 x 700 pikseli, przyrozdzielczości minimum 100 dpi,
- logo notariatu o parametrach nie większych niż 500 x 700 pikseli, przy rozdzielczości minimum 100dpi,
- fotografię notariusza o parametrach nie większych niż 500 x 700 pikseli, przy rozdzielczości minimum 100 dpi.
- W przypadku wspólnej strony internetowej kancelarii prowadzonej przez kilku notariuszy, informacje określone w ust. 2 lit. a) — d), g) oraz o) mogą być umieszczone w zakładkach oddzielnych dla każdego notariusza prowadzącego tę kancelarię.
§3
- Notariusz zobowiązany jest do należytego dbania o wizerunek swój, kancelarii notarialnej,notariatu oraz samorządu notarialnego w Internecie.
- Notariusz zobowiązany jest:
- zapewnić prawdziwość i rzetelność informacji o sobie i swojej kancelarii znajdujących się nastronie internetowej,
- aktualizować stronę internetową niezwłocznie po zaistnieniu przesłanki do zmianyktórejkolwiek z informacji, o których mowa w § 2 niniejszej uchwały, a jeśli zlecaprowadzenie strony internetowej osobie trzeciej — przekazać nowe informacje i dopilnować aktualizacji strony internetowej w najkrótszym możliwym terminie,
- dbać o estetykę, przejrzystość i dostępność strony internetowej,
- zapewnić, że treść i forma strony internetowej (w tym kolorystyka, uklad i ksztah graficzny poszczególnych elementów) nie naruszają powagi i godności zawodu notariusza,
- zapewnić, że treść i forma strony internetowej nie naruszają obowiązujących przepisów, zasadetyki zawodu notariusza ani praw osób trzecich,
- zapewnić, w miarę możliwości, zabezpieczenie strony internetowej przed ingerencjami osób nieuprawnionych, a o każdej takiej ingerencji niezwłocznie powiadomić właściwą miejscowo radę izby notarialnej.
- Notariusz ponosi pełną odpowiedzialność za treść i formę swojej strony internetowej oraz zainformacje dotyczące wykonywanego przez siebie zawodu i swojej kancelarii. Notariusze prowadzący jedną kancelarię odpowiadają za treść i formę wspólnej strony internetowej nazasadach właściwych dla rodzaju spółki, w jakiej prowadzą tę kancelarię.
- Treść strony internetowej może być dostępna również w tym języku obcym. Notariusz ponosi odpowiedzialność za zgodność tłumaczenia informacji zawartych na stronie internetowej na językobcy z ich treścią w języku polskim.
- W razie stwierdzenia, że strona internetowa zawiera nieprawdziwe lub nierzetelne informacje albo narusza powagę lub godność zawodu notariusza, obowiązujące przepisy, zasady etyki zawodunotariusza lub prawa osób trzecich, Krajowa Rada Notarialna lub właściwa miejscowo rada izbynotarialnej może zwrócić się do notariusza z żądaniem ich usunięcia lub poprawienia, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin. Notariusz powinien doprowadzić stronę internetową do stanu zgodnego z tym żądaniem i powiadomić o tym Krajową Radę Notarialną lub właściwąmiejscowo radę izby notarialnej.
- Notariusz nie może zlecać sztucznego pozycjonowania strony internetowej, ani stosować bądźgodzić się na stosowanie w jego imieniu lub na jego rzecz jakichkolwiek mechanizmów, narzędzi, oprogramowania bądź innych metod, których skutkiem byłoby sztuczne pozycjonowanie strony internetowej.
§4
- W razie stwierdzenia przez notariusza, że jakakolwiek osoba wykorzystuje informacje zawarte nastronie internetowej dotyczące notariusza lub jego kancelarii w sposób naruszający powagę lub godność zawodu notariusza, obowiązujące przepisy lub dobre obyczaje, albo podaje nieprawdziwe albo nierzetelne informacje dotyczące notariusza lub jego kancelarii, zobowiązany jest zwrócić siędo tej osoby z odpowiednim żądaniem i powiadomić o tym Krajową Radę Notarialną lub właściwą miejscowo radę izby notarialnej.
- W razie stwierdzenia wykorzystania informacji dotyczących innego notariusza lub jego kancelarii w sposób, o którym mowa w ust. 1, notariusz zobowiązany jest powiadomić o tym notariusza, którego informacje te dotyczą.
§5
Notariusz zobowiązany jest korzystać z Internetu, a w szczególności z portali społecmościowych wsposób gwarantujący oddzielenie wykonywania zawodu od swoich spraw prywatnych oraz innejdziałalności zawodowej lub społecznej.
§6
Dostosowanie istniejących stron internetowych oraz profili na portalach społecznościowych dowymogów niniejszej uchwały powinno nastąpić do dnia 31 grudnia 2016 r.
§7
Traci moc uchwała Nr VIII/8/2015 Krajowej Rady Notarialnej z dnia 30 stycznia 2015 r. w sprawie stron internetowych notariuszy.
§8
Uchwała wchodzi w życie z dniem jej podjęcia.
Komentarz do uchwały – co musisz wiedzieć o stronie internetowej swojej kancelarii?
Uchwała Krajowej Rady Notarialnej w sprawie stron internetowych notariuszy to dokument, który każdy notariusz posiadający lub planujący założenie witryny powinien doskonale znać. Poniżej omawiamy najważniejsze z nich.
Jedna kancelaria, jedna strona internetowa
Zgodnie z §1 uchwały, notariusz może prowadzić tylko jedną stronę internetową. Jeśli kilku notariuszy tworzy spółkę, również mogą posiadać tylko jedną, wspólną witrynę. Ta zasada ma na celu uniknięcie chaosu informacyjnego i zapewnienie, że oficjalnym źródłem informacji o kancelarii jest jedno, konkretne miejsce w sieci.
Ściśle określony katalog dozwolonych informacji
Najważniejszym elementem uchwały jest §2, który tworzy zamknięty katalog informacji, jakie mogą znaleźć się na stronie. Oznacza to, że wszystko, co nie zostało w nim jawnie wymienione, jest zakazane. Co zatem wolno publikować?
- Dane o notariuszu: Imię, nazwisko, tytuły naukowe, data powołania oraz informacja o znajomości języków obcych.
- Dane o kancelarii: Adres wraz z mapą dojazdu, szczegóły ułatwiające dotarcie (np. informacja o parkingu, windzie, dostępności dla osób niepełnosprawnych), godziny urzędowania, numery telefonów, faksów, e-mail i numery rachunków bankowych.
- Informacje merytoryczne: Wykaz czynności notarialnych wraz z maksymalnymi stawkami taksy notarialnej oraz informacją o pobieranych podatkach i opłatach sądowych. To kluczowy element budujący transparentność i zaufanie klientów.
- Elementy wizualne: Dozwolone są: godło RP, logo notariatu, zdjęcie notariusza oraz fotografia budynku kancelarii. Co ważne, uchwała precyzuje ich maksymalne wymiary i minimalną rozdzielczość, co ma zapewnić profesjonalny i ujednolicony wygląd stron.
- Linki: Można zamieszczać odnośniki wyłącznie do stron organów administracji, sądów oraz organów samorządu notarialnego. Linkowanie do innych, komercyjnych stron jest niedozwolone.
Absolutny zakaz sztucznego pozycjonowania (SEO)
To jeden z najbardziej restrykcyjnych, ale i najważniejszych zapisów uchwały (§3 ust. 6). Notariusz nie może zlecać ani godzić się na stosowanie jakichkolwiek działań mających na celu sztuczne pozycjonowanie (SEO) swojej strony. Oznacza to, że niedozwolone są wszelkie techniki optymalizacji pod wyszukiwarki, które wykraczają poza rzetelne przedstawienie dozwolonych informacji. Strona ma mieć charakter informacyjny, a nie konkurować o najwyższe pozycje w Google w sposób typowy dla firm komercyjnych. Jej widoczność ma wynikać z wysokiej wartości merytorycznej i naturalnego zainteresowania użytkowników. Przykładem techniki będącej sztucznym pozycjonowaniem strony internetowej są tzw. linki zwrotne, kupowane w firmach prowadzących farmy serwerów z linkami.
Pełna odpowiedzialność notariusza
Uchwała jasno stanowi (§3 ust. 3), że notariusz ponosi pełną odpowiedzialność za treść i formę strony internetowej, nawet jeśli jej prowadzenie zlecił firmie zewnętrznej, takiej jak M2A. Dlatego kluczowe jest, aby:
- Dbać o aktualność danych (np. zmiana godzin urzędowania czy numeru konta).
- Zachować estetykę i przejrzystość, które nie naruszają powagi i godności zawodu.
- Zapewnić bezpieczeństwo witryny i informować odpowiednią radę izby o ewentualnych włamaniach.
Media społecznościowe z rozwagą
Choć uchwała skupia się na stronach WWW, §5 zawiera ważną uwagę dotyczącą korzystania z internetu w szerszym kontekście, w tym z portali społecznościowych. Notariusz jest zobowiązany do wyraźnego oddzielenia sfery zawodowej od prywatnej.
Podsumowując, stworzenie strony internetowej dla kancelarii notarialnej to zadanie wymagające nie tylko umiejętności technicznych, ale przede wszystkim dogłębnej znajomości i poszanowania zasad etyki zawodowej. W M2A Mirosław Florek specjalizujemy się w projektowaniu witryn dla notariuszy, które są nie tylko nowoczesne i funkcjonalne, ale przede wszystkim w 100% zgodne z postanowieniami Uchwały Krajowej Rady Notarialnej.
